Reports oder Ergebnispräsentationen scheitern, wenn sie die falschen Fragen beantworten.
Denn: Not all questions are created equal. Es zählt, was für den Stakeholder relevant ist und einige Fragen sind für Stakeholder relevanter als andere.
Wenn ein Report sich auf die falschen Fragen fokussiert, ist er ein "nice to have", wenn überhaupt.
Antworten auf welche Fragen machen aus einem "nice to have" ein "must read"?
Unabhängig von Branchen und Fachinhalten können folgende 4 Kernfragen durch einen Report oder eine Ergebnispräsentation beantwortet werden:
- Was ist passiert?
- Warum ist es passiert?
- Was heißt das fürs Business?
- Wie kommt man auf die Ergebnisse?
Ein "must-read" entsteht durch Antworten auf Frage 3. Je höher die Hierarchie-Ebene der Stakeholder, desto wichtiger ist es, eine Antwort zu kriegen auf "Was heißt das fürs Business?". Woher ich das weiß? Ich habe 10+ Jahre Erfahrung als Führungskraft im Bereich Daten & Insights, u.a. als Direct Report an Vorstand und Geschäftsführung. Ich weiß, wie man solche Stakeholder überzeugt.
Beispiel: Monatliches Umsatzreporting der Beispiel AG. 5 Tochterfirmen, Tochterfirma 1 ist das Sorgenkind.
Das Reporting beinhaltet eine Tabelle mit Zahlen und Abweichungs-Darstellungen, sowie Kommentierungen.
Worst Case:
Hier wird beantwortet: Was ist passiert? Rein deskriptive Kommentare erzählen nach, was in der Tabelle ohnehin zu sehen ist. Beim Stakeholder bleiben die entscheidenden Fragen offen, u.a.:
"Warum ist es passiert?" und "Was heißt das fürs Business?" - Datenprofis tun gut daran, auf Basis ihrer Daten auf Handlungsbedarf hinzuweisen. Eine eindeutige Einordnung und klare Hinweise auf Handlungsbedarf ist Pflicht.
Best Case: Hier wird lediglich knapp zusammengefasst, was passiert ist.
Der Hauptfokus liegt auf dem "Warum passiert es?" und vor allem auf dem "Was bedeutet das fürs Business?". Dieser Report ist ein "must-read".
Ein tieferer Blick in die 4 Kernfragen und was darin steckt:
Kernfrage 1: Beschreibung der Ergebnisse / Entwicklung. Was sind die wichtigsten Punkte?
Kernfrage 2: Treiber für die Ergebnisse / Entwicklung. Woran liegt es? Was hat den Wert beeinflusst?
Kernfrage 3: Handlungsempfehlung / Hinweis auf Handlungsbedarf. Was tun? Wo ansetzen? Was angehen?
Kernfrage 4: Einblick in Methoden und technische Aspekte (Studiensteckbrief oder ganzer Treiberbaum).
Ein "must-read" für Entscheider enthält:
- Einen knappen Abriss über das "Was ist passiert?".
- Die wichtigsten Hinweise auf das "Warum?" in Form von nach Impact geordneten Treibern.
- Das "Was heißt das fürs Business?" spielt die Hauptrolle, indem Informationen miteinander kombiniert und über den Tellerrand der reinen Analyse hinausgeschaut wird. Im Vordergrund stehen die Implikationen der Daten und Ergebnisse auf die Ziele des Business.
- Selten unter den Top Prios: Das "Wie kommt man auf die Ergebnisse?", bei aller Liebe zu Treiberbäumen und Studiensteckbriefen.
Das ist schwierig, deutlich schwieriger sich mit einer ausführlichen Beschreibung von Zahlen auf die Frage nach dem "Was ist passiert" zu fokussieren. Für das "Warum ist es passiert" und vor allem für das "Was heißt das fürs Business" brauchen Datenprofis Kontakt zu anderen Fachabteilungen, sie brauchen Wissen übers Business und Gelegenheiten, die Hintergründe von Entscheidungen zu kennen. Ja, das bedeutet Aufwand und es bedeutet, etliche Schritte raus zu gehen aus der vielleicht gewohnten Rolle. Aber es lohnt sich.
Liegt das außerhalb der Komfortzone? Mehr Infos gewünscht? Let's talk.
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